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プライバシーポリシー

当事務所では,以下のプライバシーポリシーを掲げ,個人情報の取り扱いに細心の注意を払っています。

当事務所をご利用いただく場合には,以下のプライバシーポリシーに同意をいただいているものとみなします。ご理解のほどよろしくお願いいたします。

個人情報の取得方法

当事務所では個人情報の取得について,以下のように定めています。

1. 依頼者からの個人情報の取得

職員は,依頼者から個人情報を取得する際は,次の手順に従い適切に取得すること。

  1. 電話により相談を受ける際は,個人情報の利用目的の通知及び特定の機微な個人情報の取得について同意を得て,「電話相談カード」に経過を記録し,同意された場合個人情報を取得する。
  2. 本人から直接書面で取得する際は,「個人情報の利用に関する通知」にて個人情報の利用目的の通知及び特定の機微な個人情報の取得について通知し,本人が記入する「受付カード」の同意/非同意の記録をもとに,同意された場合個人情報を取得する。
  3. 当事務所のウェブサイトから取得する際は,「個人情報の利用目的の公表,及び開示等に応じる手続」のページに個人情報の利用目的の通知及び特定の機微な個人情報の取得について通知し,同意のクリックをしたものだけが,送信される方式にして,個人情報を取得する。

2. 受託業務により個人情報を取得する場合の取扱

受託業務として個人情報の提供又は委託を受ける場合は,個人情報保護管理者の責任のもとに,個人情報を取得し,取扱う。

  1. 顧客での適正な個人情報の取得について「お客さまの個人情報の取扱いについて」の文書で要請し,確認する。
  2. 受託業務をうける顧客に関して,「顧客一覧表」を作成し,追加又は変更の管理をする。

3. 特定の機微な個人情報の取得,利用及び提供

利用目的を達成させるために,特定の機微な個人情報が必要な場合は,本人に通知し,同意を得て,取得,利用及び提供する。なお,機微な個人情報を十分認識して慎重に取扱う必要がある。

4. 個人情報の新規取得,取扱変更

「個人情報一覧表」に示された,当事務所が保有する個人情報に対して,新規の種類の個人情報の取得,又はそのいずれかを変更する場合は,「個人情報取得・取扱申請書」にて,個人情報保護管理者の決裁を受ける。

個人情報を利用する目的

当事務所では債務整理等依頼者等の個人情報の取り扱いについて以下のとおりに定め,的確に業務の遂行ができることを目的としています。

適用範囲

  1. 債務整理の手続き及び連絡
  2. 債務整理に伴う相談の対応及び連絡
  3. 一般事件の処理及び連絡
  4. 登記業務及び連絡
  5. 顧問業務及び連絡 など

個人情報の利用・提供・委託

当事務所では個人情報の利用・提供・委託について以下のとおりに定めています。

1. 個人情報の利用

  1. 職員は,特定した利用目的を認識して,その範囲内で個人情報を利用し,目的外利用をしてはならない。なお,目的範囲外に該当するか不明な際は,PMS管理者,または個人情報保護管理者に相談して対処する。
  2. 特定の機微な個人情報を認識して慎重に取扱う。
  3. 目的の範囲を超えて個人情報を利用することが発生した際は,法令などに基づく場合などを除き,個人情報保護管理者の承諾を得て,事前に「個人情報の目的外利用及び提供に関わる同意書」にて本人に通知し,同意を得る。

2. 個人情報の利用目的の公表

当事務所のウェブサイトに「個人情報の利用目的の公表,及び開示等に応じる手続き」のページを掲示し,公表する。

3. 個人情報の提供

  1. 個人情報を提供する場合は,特定した利用目的の範囲内で行う。
  2. 利用目的の範囲を超えて個人情報を提供することが発生した際は,法令などに基づく場合などを除き,事前に「個人情報の目的外利用及び提供に関わる同意書」にて本人に通知し,同意を得る。

4. 個人情報の委託

  1. 個人情報を提供する場合は,特定した利用目的の範囲内で行う。
  2. 利用目的の範囲を超えて個人情報を提供することが発生した際は,法令などに基づく場合などを除き,事前に「個人情報の目的外利用及び提供に関わる同意書」にて本人に通知し,同意を得る。
  3. 利用目的の範囲を超えて個人情報を委託することが発生した際は,事前に「個人情報の目的外利用及び提供に関わる同意書」にて本人に通知し,同意を得る。

5. 提供先・委託先担当者等の個人情報の利用

提供先・委託先担当者等の個人情報は,業務運営上の連絡のためのみに利用し,目的外利用をしてはならない。

個人情報の管理

当事務所では取扱う個人情報のすべてに対し管理手順を定め,的確に業務の遂行ができることを目的としています。

1. 個人情報の入力・利用・加工の措置

1.1 個人情報の正確性の確保

  1. 個人情報の入力,記入等に際して,入力チェック,確認チェックなどにより,正確性を確保する。
  2. 本人に関して相反する取得内容がある場合,又は,取得した個人情報の正確性が疑われる場合,正誤を本人に確認するように努める。

1.2 パスワード管理

パソコンのログインパスワードを使用する。パスワードは「情報システム管理規程」に従い管理する。

1.3 データ加工

取得した個人情報のリスト化,データベース化等の利用・加工は,利用目的の範囲内で行う。

1.4 個人情報の複写

  1. 個人情報を複製する場合,複製部数,複製物の配布先等について,必要最低限とする。
  2. 個人情報の複製物は,再複製を制限する。

1.5 個人情報の出力管理

  1. 個人情報の原本,印刷物,電子媒体,その他の出力物について不正処理を予防する。
  2. 個人情報を複製又は印刷する場合,プリンタ等の出力装置から出力が完了するまで確認し,不用意に外部の者の目にふれたり,持ち出されないようにする。

1.6 個人情報のラベリング

  1. 個人情報ファイルには,背表紙などに識別表示をする。
  2. 個人情報を入れた封筒には,必要に応じ重要,親展等の表記を行う。
  3. 個人情報を記録した電子媒体には,ラベル,シール等で識別表示をする。

1.7 電子媒体の利用制限

個人情報を記録した電子媒体は,必要最低限の利用のみを許可するアクセス制限,暗号化,ファイル等へのパスワード設定による利用制限等により補完する。(当事務所では利用しない)

2. 個人情報の移送・送信の措置

2.1 持ち出し管理

  1. 個人情報等の機密文書を事務所外に持出す場合,その種類等に応じて,追跡できるように管理する。
  2. 持出し時の紛失・盗難等から予防するため,常に手元から放ささないよう十分注意すること。

2.2 発送

  1. 個人情報等の機密文書を発送する場合は,発送先を必要最小限の者に限定し,発送する文書等の名称,宛先等を管理する。
  2. 発送の途上で個人情報が漏えいしたり,改ざんされたりすることのないよう,梱包,配送業者等選定に配慮する。
  3. 発送する個人情報等の機密情報がある場合,その種類等を必要に応じて,発送記録を保管する。

2.3 電子メール送信

  1. 電子メールによって個人情報等の機密データを送信する場合は,「情報システム管理規程」に従い,パスワード設定,暗号化等を施して行う。
  2. 未送信のまま,アドレスを再確認してから送信する。

2.4 ファックス送信

  1. 送信先を必要最小限の者に限定する。
  2. 未送信のまま,送信先番号を再確認してから送信する。
  3. 必要に応じて,送信後直ちに受信の成否を電話等で確認する。

3. 個人情報の保管・バックアップの措置

3.1 保管及び管理

  1. 個人情報に関する文書,電子媒体等について,施錠可能なキャビネットや引出しに格納し,施錠管理及び鍵の管理を行う。
  2. 個人情報をデータとしてパソコン,又はサーバのハードディスク保存する場合,「情報システム管理規程」に従い,パスワードの設定,アクセス制限,暗号化等のセキュリティ対策を講じる。
  3. 個人情報保護管理者は,「個人情報・法令等特定規程」に従い,「個人情報一覧表」を毎年12月(原則)に更新する。

3.2 データのバックアップ

データのバックアップは,「情報システム管理規程」に従い,サーバで定期的に行う。

4. 廃棄・消去の措置

4.1 文書の廃棄

  1. 日常業務時の文書類の廃棄

    個人情報を記入した文書・紙等の廃棄は,専用の廃棄ボックスへの収納,又は裁断(シュレッダー)によって処分する。(ごみ箱には捨てないこと)

  2. 保有期間を経過した文書類は,次のとおり処理する。

    Ⅰ.機密性を確保してすみやかに廃棄する。
    Ⅱ.廃棄は,専用の廃棄ボックスへの収納,又は裁断(シュレッダー)によって処分する。

4.2 電子媒体の廃棄・消去

電子媒体の廃棄は,次のとおり処理する。

Ⅰ.消去等が可能な場合,データを消去の上,初期化して廃棄する。クイック消去ではなく,初期化を行う。
Ⅱ.消去が不可能な電子媒体は,裁断,破砕して廃棄する。MOや壊れて読み書きできないFDは,記録面にはさみで切断又はマイナスドライバやカッターで傷を入れてから廃棄する。

4.3 電子データの消去

  1. 保管期間を経過したデータは,パソコン又はサーバから消去する。
  2. 電子メール,メールアドレス等は,用件終了後消去することに努める。

4.4 廃棄の記録

  1. 「個人情報一覧表」で管理していた文書・記録を廃棄した場合は,PMS管理者(各班のリーダー)が「機密文書等の廃棄記録」に記録する。
  2. 機密文書廃棄処理の業務委託を行う場合,当社が秘密保持契約を締結した企業に行わせ,廃棄証明書等を受領し管理する。

5. 携帯電話の管理

  1. 当事務所支給の携帯電話機は,ロック機能等を設定し,盗難又は紛失に備える。
  2. 携帯電話機を盗難又は紛失した場合は,すみやかに個人情報保護管理者に連絡し,「緊急事態対応規程」に従い対処する。
  3. 個人情報保護管理者は,対象者,電話番号,メールアドレス等を,「携帯電話・アドレス管理表」に登録して管理する。また,対象者の追加,停止,削除等に伴って,「携帯電話・アドレス管理表」を更新し,最新の情報にする。

6. 安全管理状況の確認(職員の監督)

  1. 個人情報保護管理者は,従業員が取り扱っている個人情報の安全管理に関する遵守状況,及び残存リスクの管理状況を毎月「PMS安全管理状況チェックリスト」で,確認する。
  2. 確認の結果,不十分な点等があった場合,指導,教育,又は是正・予防処置を指示する。
  3. 必要に応じて「PMS安全管理状況チェックリスト」の内容を見直す。

プライバシーポリシーの変更

当事務所では取扱う個人情報のすべてに対し管理手順を定め,的確に業務の遂行ができることを目的としています。

個人情報に関するお問い合わせ先

お問い合わせは下記にて承ります。

弁護士法人アディーレ法律事務所
個人情報お問い合わせ窓口

〒170-6033
東京都豊島区東池袋3-1-1 サンシャイン60
TEL:03-5950-0268
受付時間:9:00~18:00
(土・日・祝祭日・年末年始を除く)
個人情報取扱責任者:総合企画部長

制定日:2006年11月1日
改定日:2008年3月5日,2008年8月5日

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