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未払い残業代の請求には証拠が必要!証拠がない場合の対処方法を紹介

作成日:
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証拠もなしに未払い残業代を会社に請求すると、「証拠もないのに認めるわけにはいかない」と言われることも多いです。

そのため、未払い残業代を会社に請求するためには、証拠集めが重要となります。
そこで、今回の記事では、

  • 集まるべき証拠
  • 手元に証拠がない場合の対処法

について弁護士が解説します。

残業代請求には証拠が必要

残業代の請求では、給与明細などをもとに残業代の正確な計算をする必要があります。

残業があったことを客観的に証明できる証拠がなければ、会社が残業を認めない可能性が高くなります。
特に、裁判になった場合は、証拠がないと基本的には主張は認められません。

そのため、未払いの残業代を請求したい場合は、

  • 残業代の正確な算出と、
  • 残業があったことを客観的に証明できる証拠をそろえる

必要があります。

残業代は労働者側が立証する

残業代の立証は、労働者側が行なう必要があります。
残業代の立証ができないと、裁判をしても残業代請求は認められないことになります。
立証をするためには証拠が必要です。

証拠は手元に保管しましょう。
会社に証拠が保管されている状態は、労働者側が自由に証拠を出せない状態であるため注意が必要です。

労働者自身が証拠を手元に保管することが大切

労働者自身が証拠を手元に保管しておくことが大切です。
例えば、在職中の場合、タイムカードのコピーをとるなど、残業代請求の証拠集めを会社に伝わらないよう慎重に行うようにようにするとよいでしょう。

残業代請求で集めるべき証拠

労働事件の証拠となるものには特に制限がない。残業の事実を証明するのに役立つ資料や記録、証言であれば、基本はどんなものでも証拠になり得ます。
ただし、客観的な資料や記録の方が、証言よりも証拠としての価値が高いことも多いため、客観的な資料や記録を中心的に集めるとよいでしょう。
また、客観的な資料や記録でも、物によって証拠価値の高低があり、1つの証拠のみでは証明できないこともありますので、広く証拠を集めましょう。

【証拠の例】

証拠の種類(大分類)証拠の内容(小分類)
雇用契約の内容が分かる証拠雇用契約書
労働条件通知書など
就業規則に関する規定の写し就業規則
就業規則変更届
賃金規定など
賃金の支払に関する証拠給与明細書など
労働時間に関するもの・タイムカードの写し
・PC打刻のスクリーンショット
・タイムシートの写し
・トラック運転手などの方はタコグラフ(タコメーター)の写し
・業務日報の写し
・入退室記録の写し
・PCのログイン、ログオフ記録写し
・出勤簿の写し
・シフト表、ローテーション表、勤務カレンダー(勤務日、休日、勤務予定時間等が分かる資料)
・送信した業務上の電子メールの写し(少なくとも送信時刻に勤務していたことがわかります)
・JPEGイメージ及びそのプロパティの写し(少なくとも最終更新日時に勤務していたことが分かります)
・出勤時間、退勤時間を詳細かつ1分単位で正確に記載したメモ・ノート
その他取引先や同僚の証言

手元に証拠がないが、会社側に証拠がある場合の対処法

では、会社側で必要な証拠が保管されている状態の場合は、どうしたらその証拠を押さえ得ることができるでしょうか。
証拠を収集する方法としてはいろいろな方法がありますが、今回は次の3つの手段をご紹介します。

  1. 会社側に自主的な証拠の開示を求める
  2. 証拠保全の手続きを取る
  3. 文書提出命令の申立てをする

(1)会社側に自主的な証拠の開示を請求

裁判所を通さない方法であるため、一番自由度が高く、開示請求自体にかかる費用も比較的安く済むことが多い方法です。
ただし、強制力はないため、会社が開示に応じてくれなければ証拠を確保できません。
悪質な会社の場合、証拠を改ざん・廃棄してしまうリスクもないとはいえません。

(2)証拠保全

「証拠保全」を利用すると、訴訟提起前に、裁判所が会社などを訪問して、あらかじめ会社側の証拠を調べてもらうことができます(民事訴訟法234条)。

証拠保全の対象となる証拠は、訴訟において証拠として使う予定がある証拠です。

どのような場合でも証拠保全の手続きを使うことができるわけではなく、「訴訟提起後など本来の証拠調べの時期まで待つと、裁判所がその証拠を調べることができなくなったり、困難となる恐れがある場合」に限り、証拠保全の手続きを利用することができます。

例えば、証拠が改ざんされたり、廃棄されたりする危険性が高いと裁判所が判断した場合には、証拠保全の手続きを利用できます。

なお、証拠保全の決定自体には、証拠の提出を義務付ける効力なく、任意で提出されたものを証拠調べするという手続きになります。

証拠保全を申立てると、申立てした側(労働者側)と裁判官との面接が必要になるなど、手続きは複雑であり、弁護士に証拠保全の申立てを依頼する場合も別途弁護士費用がかかることが多いです(なお、証拠保全の申立てを弁護士に依頼可能かどうかは、個々の弁護士やケースによって異なります)。

また、証拠保全で証拠調べがなされても、訴訟提起後に、証拠として裁判所に提出されないと証拠としての扱いを受けることができませんので注意しましょう。

参考:リレーエッセイ「ハマの判事補の1日」(第25回 )証拠保全|裁判所 – Courts in Japan

(3)文書提出命令の申立て

文書提出命令の申立てが裁判所に認めてもらえると、特定の文書の所持者に対し、特定の文書を提出するよう裁判所から命じてもらえます(民事訴訟法221条)。

基本的には、立証したい事実と関連性のある文書全般が文書提出命令の対象となり得ますが、刑事訴訟記録など文書提出命令の対象とはできない一部の文書が法律上規定されています(文書提出命令を出してもらうためには、その他の所定の要件を満たす必要があります)。

文書提出命令は強制的に文書を提出させる手続きではないため、文書の提出がされないこともあります。
しかし、文書の所持者が被告(会社)である場合などに文書の提出がされないと、一定の場合に、裁判所は、文書の記載に関する申立人の主張を真実と認めることができます(真実擬制1、民事訴訟法224条1項2項)。

真実擬制1の例)「タイムカードには、〇月〇日〇時〇分に出勤、〇時〇分に退勤した、と記載されている」という主張が真実と認めることができます。

また、

  • 申立人が文書の記載内容を具体的に主張することが困難であり、かつ、
  • 「当該文書により証明すべき事実」を他の証拠によって証明すること著しく困難な場合

は、裁判所は、「当該文書により証明すべき事実」についての申立人の主張を真実と認めることができます(真実擬制2、民事訴訟法224条3項)。

(真実擬制2の例)「〇月〇日〇時間労働した」

時効に注意

残業代の請求には時効があります。
すなわち、残業代は、請求しないまま一定期間が経過すると、会社側が時効を主張することで、残業代を請求する権利を失ってしまいます。

民法改正の影響で、残業代の時効には、次の2種類があります(2021年2月18日時点)。

2020年3月31日までに支払日が到来する残業代→時効は2年
2020年4月1日以降に支払日が到来する残業代→時効は3年
各残業代が本来支払われるべき日の翌日から、時効のカウントが始まります。

各月の支払日に支払われるべきであった個々の残業代ごとに時効が進行していってしまいます。
そのため、人によっては毎月、残業代が時効消滅していってしまうこともあります。
証拠集めに時間をかけすぎて、時効消滅させてしまわないように注意しましょう。

【まとめ】残業代の請求でお悩みの方はアディーレ法律事務所にご相談ください

残業代の立証は労働者側で行う必要があります。
そしして、残業代を立証するためには、証拠の収集などが必要となります。

労働者自身が証拠を手元に保管しておくことが大切です。
例えば、在職中の場合、タイムカードのコピーをとるなど、残業代請求の証拠集めをするとよいでしょう。

手元に証拠がない場合でも、会社側が所持している証拠を利用できる場合があります。
例えば、次の方法により、必要な証拠を利用できるようになることがあります。

  1. 会社側に自主的な証拠の開示を求める
  2. 証拠保全の手続きを取る
  3. 文書提出命令の申立てをする

未払いの残業代の請求には時効があるため、未払い残業代があるかも、と思った時点で、請求に向けて証拠の収集などを始めた方が良いです。

残業代の請求でお悩みの方はアディーレ法律事務所にご相談ください。

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