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源泉徴収票は紛失しても再発行できる!依頼方法や拒否された時の対処法を紹介

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源泉徴収票は、確定申告や保育園の入園申請など、実に様々な場面で使用することがあります。
ところが、源泉徴収票は紙が小さく、紛失することも珍しくありません。
そこで、源泉徴収票を紛失した場合の再発行について、弁護士が解説します。

源泉徴収票とは?

源泉徴収票とは、年末調整後に作成されるもので、年間の給与・賞与・年金などの所得についてまとめられた書類です。

給与所得者の場合、源泉徴収票は、会社が1年間に給与・賞与を支給した従業員全員に交付するものです。

源泉徴収票には、所得だけでなく、所得から控除される金額も記載されています。
所得から控除される金額があると、控除前に比べて、通常は税金が安くなります。

【所得から控除されるものの例】

  • 生命保険料
  • 配偶者控除・配偶者特別控除(配偶者の収入が一定以下の場合)
  • 障害者控除(本人やその配偶者、扶養親族に一定の障害者がいる場合)
  • 扶養控除(一定の扶養家族がいる場合)
  • 地震保険料控除
  • 住宅借入金等特別控除(個人が住宅ローン等を借入れて、マイホームの新築、取得・増改築等をし、2021年12月31日までに自己が居住するなど、一定の要件を満たす場合)

など

給与所得と所得控除の金額が記載されるため、自らの所得税を算出する際の資料となります。

老齢年金を受けている年金受給者にも、毎年1月中に日本年金機構から源泉徴収票が発送されます。

引用:令和元年分 公的年金等の源泉徴収票|日本年金機構

また、企業年金連合会から年金の支払いを受けている場合には、企業年金連合会から、毎年1月下旬までに源泉徴収票が発送されます。

参考:令和2年分の源泉徴収票はいつ発送されますか。|日本年金機構
参考:「公的年金等の源泉徴収票」および「振込通知書」の送付について|企業年金連合会

源泉徴収票は、給与などの支払者が原則として税務署に提出しなければならない

源泉徴収票は「法定調書」にあたります。

法定調書とは、所得税法、相続税法などで、税務署に提出しなければならない、とされている資料のことをいいます。
法定調書には実にたくさんの種類があるのですが、例えば

  • 給与所得の源泉徴収票
  • 退職所得の源泉徴収票
  • 公的年金等の源泉徴収票が、

などが、所得税法上、法定調書にあたります。

給与所得、退職所得の源泉徴収票は、給与支払者(勤務先)が原則として、税務署に提出することになります(一定の場合には提出不要)。
公的年金等の源泉徴収票は、公的年金の支払者が、原則として、税務署に提出します(一定の場合には提出不要)。

参考:No.7401 法定調書の種類|国税庁
参考:第11 源泉徴収票及び支払調書の提出|国税庁

源泉徴収票が必要になる時

勤務先などから交付された源泉徴収票は、どのようなときに使うのでしょうか。
源泉徴収票が必要になるケースを以下で解説いたします。

(1)確定申告の手続きをする時

確定申告の際には、源泉徴収票に記載されている内容を確定申告書に記載する必要があります。
給与所得者は年末調整をすれば原則として、確定申告は必要ありませんが、各種の所得控除を受けたい場合や、収入を2ヶ所以上から得ている場合などは確定申告することになります。

【確定申告をする例】
1.各種の所得控除を受けたい方

  • 医療費がたくさんかかったから医療費控除を受けたい場合
  • ふるさと納税をしたので、寄付金控除を受けたい場合(ワンストップ特例制度の適用外の場合)

※ワンストップ特例制度の申請書を自治体に郵送することで、確定申告の手間を省くことができます。もっともワンストップ特例制度が適用されるためには、様々な条件(寄付した自治体数が5自治体以内など)がありますので、条件を満たさない場合は確定申告が必要となる場合があります。

2.確定申告の義務がある方

  • 給与が年間2000万円を超えている場合
  • 2ヶ所以上から一定の給与をもらっていて、収入の合計が一定額以上の場合
  • 一定の給与以外にも副収入(公的年金など)があり、収入の合計額が一定額以上の場合

参考:令和元年分 所得税及び復興特別所得税の確定申告に関する手引き|国税庁

(2)転職(再就職)する時

転職先が会社の場合、前職の源泉徴収額と、転職先での源泉徴収額を合算して年末調整を行うため、転職先の会社に源泉徴収票の提出が必要となることがあります。

また、フリーランスや自営業に転職した場合には、確定申告の必要がありますので、確定申告の際に源泉徴収票を使用することになります。

(3)健康保険の扶養家族になる時

健康保険の扶養家族になる時に、源泉徴収票の提出が必要となることがあります。

(4)住宅ローンなど借金をする時

住宅ローンなど借金をするときに、審査を通るためには、返済能力(収入など)があることを示す必要があります。
その返済能力を示す資料として、ローンの申し込み時に源泉徴収票の提出が求められることがあります。

(5)子どもを保育園に入園させる時

保育園の入園時に必要な書類は、自治体などによって異なりますが、親が働いていることや収入を証明するために、源泉徴収票の提出が必要となることがあります。
また、失業したことを理由に、保育料の減額を申請するために源泉徴収票が必要となる場合があります。

参考:申込みに必要な書類|豊島区
参考:保育料減額申請書|足立区

(6)離婚に伴い、婚姻費用や養育費の取り決めをするとき

離婚をしようとすると、「婚姻費用」や「養育費」を取り決める必要が出てくるときがあります。

「婚姻費用」とは、離婚するまでの間、配偶者の一方が、他方の配偶者と、子どものために負担する生活費のことをいいます。
子どもがいなくとも離婚するまでの間は、婚姻費用が発生します。

また、「養育費」とは、未成熟子(社会人として自立できない状況の子)が、社会人として自立して生活できるまでの間、必要とされる費用のことをいいます。

この婚姻費用と養育費を決める上で、夫婦の収入がポイントとなってきますので、その収入を証明するための資料として、給与所得者の方(かた)の源泉徴収票の提出が求められる場合があります。

(7)交通事故にあって休業損害証明書を保険会社に提出するとき

交通事故でケガをしたせいで、被害者が仕事を休まざるを得えなくなり、その間、収入が減ることを「休業損害」といいます。

この休業損害の状況を証明するために、給与所得者の方が勤務先に作成してもらう書類を「休業損害証明書」というのですが、作成してもらった休業損害証明書は保険会社に提出することになります。

そして、休業損害証明書を保険会社に提出する際、通常は、事故の前年度分の源泉徴収票を添付して、加害者の保険会社に提出する必要があります。

(8)民事再生手続きや破産手続きをするとき

「民事再生手続き」とは、自力での負債(借金等)の返済が困難となってきたときに、原則として、負債の一部を減らして払っていくため、裁判所に申立てて行う手続きです。

「破産手続き」とは、自力での負債の返済が不可能となったときに、原則として負債の支払いを免除してもらうべく、裁判所に申立てて行う手続きです。

※なお、養育費や税金など一部の負債は、民事再生や破産をしても、減ったり、なくなったりしません。

この民事再生手続きや破産手続きは、申立てをしようとする人の収入状況がポイントとなりますので、給与所得者の方は、直近2~3年分の源泉徴収票を裁判所に提出するよう求められることが多いです(申立てをする裁判所によって提出書類は異なります)。

参考:新型コロナウイルス感染症の影響により借金等の返済が困難となった方へ|法務省

源泉徴収票を再発行する方法

源泉徴収票を紛失するなどした場合、勤務先に源泉徴収票の再発行を依頼することになります。
以下で、職種などに応じた事例を紹介します。

(1)給与所得者の場合

源泉徴収票の再発行は、勤務先の経理担当者などに依頼することになります。
申請方法は会社によってルールが定められていることがありますので、経理担当者から申請方法を確認すると良いです。

すでに退職した会社の源泉徴収票の再発行を依頼した場合には、その退職した会社に源泉徴収票の再発行を依頼することになります。

(2)公務員の場合

公務員の方の場合、源泉徴収票の再発行は、勤務先の給与担当者に依頼することになります。
また、共済組合に直接連絡しても源泉徴収票を再発行してもらえます。

  • 国家公務員の方の場合:国家公務員共済組合委連合会に依頼
  • 地方公務員の方の場合:地方職員共済組合など、それぞれが加入している共済組合に依頼

参考:Q源泉徴収票を紛失してしまいましたが、再発行してもらえるのでしょうか。|国家公務員共済組合委連合会
参考:源泉徴収票について|地方職員共済組合

(3)年金受給者の場合

国民年金や厚生年金の場合:
「ねんきんネット」や年金事務所、ねんきんダイヤル、街角の年金相談センターにて源泉徴収票の再発行を依頼することができます。

共済年金の場合:
加入している共済組合に依頼ができます。

企業年金や確定拠出年金の場合:
発行元の企業に源泉徴収票の再発行を依頼することができます。

企業年金連合会から年金の給付を受けている場合:
企業年金連合会に、源泉徴収票の再発行の依頼することができます。

参考:源泉徴収票をなくしたとき|日本年金機構
参考:連合会源泉徴収票再発行サービス|企業年金連合会

源泉徴収票の再発行を拒否された時はどうしたらいい?

退職していても源泉徴収票の再発行を依頼できますが、何らかの理由により会社が源泉徴収票の再発行を拒否することもあります。

しかし、源泉徴収票の再発行の拒否は違法となる可能性があります。
所得税法226条によって勤務先には発源泉徴収票の発行が義務付けられているからです。
源泉徴収票の発行を拒否すれば、1年以下の懲役または50万円以下の罰金となります(所得税法242条6項)。

以下、源泉徴収票の発行をしてもらえない場合の対応を解説します。

(1)退職後に会社が倒産していた時は破産管財人に依頼

退職後に会社が倒産していたら、破産管財人(裁判所から選任されて倒産手続きを行う弁護士)に源泉徴収票の再発行を依頼することができます。
破産管財人が不明な時は、税務署に相談してみましょう。

(2)会社が再発行を拒否したら税務署に相談

会社が源泉徴収票の再発行を拒否している時は、「源泉徴収票不交付の届出書」を税務署に提出するという方法があります。
税務署から、会社に行政指導がなされて、会社が源泉徴収票の再発行に応じてくれる場合があります。
また、弁護士に相談するのもお勧めです。

参考:[手続名]源泉徴収票不交付の届出手続|国税庁

【まとめ】源泉徴収票の再発行のまとめ

源泉徴収票は紛失しても再発行することができます。
源泉徴収票は、確定申告のみならず、交通事故による休業損害の証明、離婚に伴う婚姻費用・養育費の取り決め、民事再生手続き・破産手続きの申立てなど、実に様々な場面で必要な書類となりますので、源泉徴収票の紛失時は速やかに再発行を依頼するようにしましょう。
会社が源泉徴収票の再発行してくれないといったトラブルにお困りの方は、税務署や専門家へ相談するようにしましょう。

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